Procedura Procesu Walidacji Systemu ICVC z dnia 24 sierpnia 2017 roku

Cel procedury: potwierdzenie rozdzielności funkcji procesu kształcenia oraz procesu walidacji.

1. SYSTEM ICVC (ICVC CERTYFIKACJA) - PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA:

1. Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O. zajmuje się potwierdzaniem kwalifikacji zawodowych (w tym potwierdzaniem kwalifikacji na potrzeby mierzenia wskaźników monitorowania EFS dot. uzyskiwania kwalifikacji)
2. Efektem prac Firmy jest stworzenie kompleksowego i szczegółowego systemu ICVC, potwierdzającego kwalifikacje zawodowe uczestników szkoleń.
3. Spójny system kwalifikacji ICVC, dla wybranych zawodów opracowano na  bazie własnych doświadczeń, w oparciu o analizę rynku pracy, stałe kontakty z pracodawcami oraz w odpowiedzi na ogłoszony przez Wojewódzkie Urzędy Pracy, w ramach ogólnopolskiego badania, raport: „Barometr zawodów” zrealizowany na zlecenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w tym wskazane zawody deficytowe w różnych regionach Polski.
4. System ICVC Certyfikacja został stworzony i opracowany w celu realizacji zintegrowanego systemu kształcenia opartego na wieloetapowej walidacji i certyfikacji prowadzących do uzyskania formalnych kwalifikacji do wykonywania danego zawodu.
5. Na potrzeby niniejszej procedury przyjęto następującą definicję kwalifikacji:

Kwalifikacja to określony zestaw efektów uczenia się (kompetencji), których osiągnięcie zostało formalnie potwierdzone przez upoważnioną do tego instytucję zgodnie z ustalonymi standardami. Nadanie kwalifikacji następuje w wyniku walidacji i certyfikacji.

2. JEDNOSTKA  CERTYFIKUJĄCA

1. Zarządcą systemu ICVC jest firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O. O..
2. Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O. jako jednostka certyfikująca jest instytucją szkoleniową, wpisaną do Rejestru Instytucji Szkoleniowych pod numerem ewidencyjnym 14/00068/2020.
3. Zasadami funkcjonowania systemu ICVC są rozdzielność procesu kształcenia od procesów certyfikacji i walidacji. W związku z powyższym ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O. jako jednostka certyfikująca może samodzielnie przeprowadzać walidację, może także upoważniać do tego podmioty walidujące.
4. W przypadku upoważnienia innego podmiotu walidującego do przeprowadzenia walidacji, odpowiedzialność za prawidłowo przeprowadzony proces spoczywa na Jednostce certyfikującej.

3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ JEDNOSTKI CERTYFIKUJĄCEJ:

1. Proces nabywania kwalifikacji ICVC, począwszy od potwierdzenia zdobytej wiedzy na etapie walidacji aż po wydanie stosownego certyfikatu, w całości nadzoruje firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O. O..
2. ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O. O. działa przestrzegając wymagań normy ISO 9001 i z zachowaniem wynikających z niej zasad.
3. Tym samym ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O. zapewnia wysoki poziom jakości oraz jasno określone zasady i wymogi uzyskania danej kwalifikacji, które zostały konkretnie i jednoznacznie opisane w Procedurze i w stosownych załącznikach dołączonych do niniejszej Procedury.

4. ZAPEWNIENIE ROZDZIELNOŚCI FUNKCJI PROCESU KSZTAŁCENIA I WALIDACJI:

1. Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O. realizując wytyczne programów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) dba o rozdzielenie funkcji kształcenia od walidacji, dlatego stworzyła konkretne i jednoznaczne wewnętrzne procedury opisujące prawa i obowiązki osób uczestniczących w procesie nadawania kwalifikacji  według systemu ICVC.

5. WALIDACJA:

1. Na potrzeby niniejszej Procedury przyjęto następującą definicję walidacji: walidacja to wieloetapowy proces sprawdzania, czy – niezależnie od sposobu uczenia się – efekty uczenia wymagane dla danej kwalifikacji zostały osiągnięte.
2. Podstawowym założeniem systemu ICVC, jest to, że walidacja poprzedza certyfikowanie.
3. Walidacja realizowana w ramach systemu ICVC obejmuje identyfikację i dokumentację posiadanych efektów uczenia się oraz ich weryfikację w odniesieniu do wymagań określonych dla kwalifikacji.
4. Walidacja systemu ICVC jest prowadzona w sposób trafny. Oznacza to, że weryfikowane są te efekty uczenia się, które zostały określone dla danej kwalifikacji zgodnie z systemem ICVC (wg Załącznika nr 1).
5. Zgodnie z normami systemu ICVC walidacja jest przeprowadzana rzetelnie. Wynik weryfikacji jest niezależny od miejsca, czasu, metod oraz osób przeprowadzających walidację zgodnie z systemem ICVC.
6. Zgodnie z założeniami systemu ICVC, walidację wieńczy podjęcie i wydanie decyzji, jakie efekty uczenia się można potwierdzić, jakie zaś nie.

6. ZASOBY KADROWE UCZESTNICZĄCE W WALIDACJI:

1. Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O.  w celu przeprowadzenia walidacji zgodnie z normami systemu ICVC,  współpracuje z zespołem doświadczonych Egzaminatorów wewnętrznych i zewnętrznych posiadających szeroką wiedzę branżową oraz niezależnymi Operatorami Egzaminu.
2. Zostały określone minimalne wymogi dla każdego z Egzaminatorów ICVC: wyższe wykształcenie i minimum dwa lata doświadczenia zawodowego (obowiązki Egzaminatora opisuje podpunkt 9 rozdziału Zasoby Kadrowe uczestniczące w Walidacji).
3. Zostały określone minimalne wymogi dla każdego Operatora Egzaminu: wyższe wykształcenie i minimum dwa lata doświadczenia zawodowego (obowiązki Operatora Egzaminu opisuje podpunkt 10 rozdziału Zasoby Kadrowe uczestniczące w Walidacji).
4. Dodatkowo Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O. posiada specjalistyczny zespół składający się z praktyków i ekspertów wspierających proces walidacji ICVC na każdym jego etapie – organizacyjnym, administracyjnym, merytorycznym i wdrożeniowym.
5. Obowiązkiem każdej osoby uczestniczącej w procesie potwierdzania kwalifikacji ICVC jest przestrzeganie zasad ZSZJ (Zintegrowanego Systemu Zapewnienia Jakości), uregulowanego wewnętrznymi przepisami Firmy.
6. Zasady ZSZJ dotyczą każdej osoby reprezentującej Firmę ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O.  i mają na celu przestrzeganie Zasad Zapewnienia Jakości realizowanych działań w systemie ICVC na jak najwyższym poziomie.
7. Egzaminatorzy ICVC, Operatorzy Egzaminu ICVC oraz pozostała kadra współpracująca przy procesie kwalifikacji systemu ICVC pracują zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001.
8. Dodatkowo, każdy z Egzaminatorów, Operatorów Egzaminu i Członków Zespołu jest zobowiązany podpisać oświadczenie potwierdzające bezstronność.

Oświadczenie potwierdzające bezstronność w procesie walidacji

Ja……………………………………………………………………………………………………………………………….deklaruję absolutną bezstronność w zakresie czynności powierzanych mi przez ICVC.

Zobowiązuję się w sposób trafny i rzetelny przeprowadzić Walidację zgodnie z założeniami systemu ICVC, nie kierując się żadnymi względami osobistymi, korzyściami zawodowymi czy innymi, nieuczciwymi praktykami.

Oświadczam, że jest mi znana zasada rozdzielności procesu kształcenia i walidacji. W zawiązku z tym, deklaruję, że w przeciągu ostatniego roku kalendarzowego, nie przeprowadzałem/am czynności trenerskich dla danej grupy/osoby, którą będę egzaminował/a zgodnie z systemem ICVC, jako niezależny Egzaminator/Operator Egzaminu.

Oświadczam, że zapoznałem/am się z wszelkimi procedurami systemu ICVC, dotyczących mierzenia wskaźników monitorowania EFS, które obowiązują wszystkich Egzaminatorów/Operatorów Egzaminu ICVC i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

Czytelny podpis                                                Miejscowość i data

……………………………………                                 …………………………………………

Podpisanie powyższych deklaracji zapewnia pełną i weryfikowalną bezstronność. Może ona zostać zagwarantowana i zademonstrowana naszym klientom i wszystkim zainteresowanym stronom w każdym czasie w odniesieniu do wszystkich czynności wykonywanych zarówno na rzecz naszej jednostki certyfikującej, jak i na rzecz klienta. W związku z tym możemy skutecznie zidentyfikować i zapobiec występowaniu sytuacji związanych z potencjalnym konfliktem interesów.

9. Obowiązki Egzaminatora ICVC:

• przygotowanie merytorycznego wkładu do Egzaminu ICVC
• opracowanie jasnego i przejrzystego systemu oceniania ( przypisanie określonej liczby punktów do pytań, określenie minimalnej i maksymalnej ilości punktów)
• sporządzenia i wysłania  na adres wskazany przez Zamawiającego, za pośrednictwem poczty elektronicznej, tradycyjnej lub kuriera, odpowiedniej (wskazanej przez Zamawiającego) ilości egzemplarzy testu egzaminacyjnego
• nadzorowanie procesu egzaminacyjnego zgodnie z procedurami ICVC - w przypadku osobistego przeprowadzania egzaminu
• wypełnienie Protokołu z Egzaminu ICVC – data, ilość osób, miejsce – zgodnie z ujednoliconym wzorem ICVC (Załącznik nr 4) - w przypadku osobistego przeprowadzania egzaminu
• zebranie podpisów od każdego kursanta na liście obecności (załącznik nr 3) - w przypadku osobistego przeprowadzania egzaminu
• dostarczenie do biura Jednostki certyfikującej ICVC protokołu z przeprowadzonego egzaminu najpóźniej do 4 dni roboczych po zakończonym egzaminie - w przypadku osobistego przeprowadzania egzaminu
• dokonanie oceny testu egzaminacyjnego zgodnie z procedurami ICVC, wg określonej punktacji
• wpisanie oceny końcowej z testu przy każdym nazwisku (załącznik nr 4)
• wydanie certyfikatów potwierdzających zdanie przedmiotowego egzaminu i poświadczenie wystawianego certyfikatu własnoręcznym podpisem

10. Obowiązki Operatora Egzaminu ICVC:

• osobiste przeprowadzenie Egzaminu ICVC
• nadzorowanie procesu egzaminacyjnego zgodnie z procedurami ICVC
• wypełnienie Protokołu z Egzaminu ICVC – data, ilość osób, miejsce – zgodnie z ujednoliconym wzorem ICVC (Załącznik nr 4)
• zebranie podpisów od każdego kursanta na liście obecności (załącznik nr 3)
• dostarczenie do biura Jednostki certyfikującej ICVC protokołu z przeprowadzonego egzaminu najpóźniej do 4 dni roboczych po zakończonym egzaminie

7. USTANDARYZOWANA DOKUMENTACJA W PROCESIE WALIDACJI ICVC:

 Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O.  stworzyła ustandaryzowane dokumenty i materiały niezbędne do przeprowadzenia procesu walidacji. Wszystkie dokumenty zostały ujednolicone, co upraszcza przebieg egzaminu i potwierdza jego wiarygodność.

1. Opis danej kwalifikacji w języku efektów uczenia się (lista kwalifikacji, dla których został wykonany opis stanowisk Załącznik numer 1 do niniejszej procedury)
2. Formularz zgłoszenia (wzór formularza stanowi Załącznik numer 2 do niniejszej procedury)
3. Lista obecności (wzór formularza stanowi Załącznik numer 3 do niniejszej procedury)
4. Protokół z Egzaminu ICVC (wzór protokołu stanowi Załącznik numer 4 do niniejszej procedury)
5. Certyfikat ICVC (wzór certyfikatu ICVC stanowi Załącznik numer 5 do niniejszej procedury)

8. METODOLOGIA I PRZEBIEG EGZAMINU WG PROCEDUR SYSTEMU ICVC:

1. Eksperci Firmy ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O. opracowują arkusze egzaminacyjne w oparciu o znormalizowany opis efektów uczenia się dla danej kwalifikacji.
2. Baza pytań egzaminacyjnych dotyczy uzyskanych w procesie szkolenia efektów uczenia się, z zakresu wiedzy zawodowej, umiejętności specjalistycznych oraz kompetencji społecznych, wymaganych dla danej kwalifikacji.
3. System ICVC wdrożył na etapie walidacji przeprowadzanie egzaminów pisemnych, w formie testów.
4. Założenia testu egzaminacyjnego ICVC dopuszczają następujące formy zadań, zależnie od specyfiki kwalifikacji lub/i założeń ekspertów:

• pytania zamknięte
• pytania jednorazowego wyboru
• pytania wielokrotnego wyboru
• uzupełnianie i przyporządkowanie informacji
• pytania otwarte

5. Egzamin ICVC obejmuje 3 obszary:

• wiedza zawodowa
• praktyczne umiejętności zawodowe
• kompetencje społeczne

6. Przed przystąpieniem do egzaminu, kursanci są zapoznawani z zasadami przeprowadzenia egzaminu ICVC:

• formą egzaminu ICVC,
• czasem trwania egzaminu ICVC
• punktacją ICVC

7. Wymagany wynik egzaminu pisemnego uprawniający do otrzymania Certyfikatu ICVC potwierdzającego osiągnięcie określonej kwalifikacji wynosi:

• minimum 75% prawidłowych odpowiedzi

8. Testy egzaminacyjne są sprawdzane przez certyfikowanych Egzaminatorów ICVC, którzy gwarantują trafny i rzetelny sposób oceniania.
9. Wszystkie etapy procedury egzaminacyjnej są monitorowane przez dedykowany zespół pracowniczy, zarówno w sposób zdalny jak i bezpośredni kontakt. Egzaminatorzy ICVC pozostają w ciągłym kontakcie z Jednostką certyfikującą ICVC, w razie wyjaśniania wszelkich pilnych spraw na bieżąco    
10. Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O.  zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia monitoringu podczas Egzaminu ICVC przez przedstawiciela Firmy. Celem monitoringu jest:      

• potwierdzenie przeprowadzenia Egzaminu zgodnie z procedurami ICVC,
• potwierdzenie osobistej obecności Egzaminatora ICVC/Operatora Egzaminu ICVC,
• potwierdzenie ilości i tożsamości osób zgłoszonych do kwalifikacji
• potwierdzenie miejsca realizacji Egzaminu

9. CERTYFIKACJA:

1. Zgodnie z Systemem ICVC, certyfikacja jest wynikiem pozytywnie zdanego egzaminu weryfikującego posiadane kompetencje w odniesieniu do wymagań określonych dla kwalifikacji.
2. Certyfikat ICVC potwierdza w sposób formalny osiągnięcie przez kursanta kompetencji w ramach danej kwalifikacji.
3. Certyfikat ICVC jest wydawany przez Jednostkę certyfikującą ICVC oraz nadzorującą proces kwalifikacji wg norm ICVC, na podstawie protokołu sporządzonego przez Egzaminatora, potwierdzającego pozytywny wynik egzaminu kursanta.
4. Certyfikat ICVC jest wydawany w okresie 7  dni od daty dostarczenia przez Egzaminatora ICVC/Operatora Egzaminu do biura Jednostki certyfikującej protokołu z przeprowadzonego egzaminu ICVC.
5. Certyfikat ICVC jest podpisany przez Egzaminatora oraz przez Przedstawiciela Jednostki certyfikującej system ICVC.
6. Certyfikat ICVC w formie papierowej jest wydawany w biurze Jednostki certyfikującej ICVC.
7. Zwyczajowo Certyfikaty ICVC są przekazywane firmie szkoleniowej, na zlecenie której został przeprowadzony proces kwalifikacji ICVC.
8. W wyjątkowych sytuacjach, na życzenie Klienta, Certyfikat ICVC może być przekazany bezpośrednio osobie egzaminowanej.
9. Aby Uczestnik otrzymał imienny Certyfikat ICVC, jest zobowiązany podać Firmie ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O. O. swoje imię i nazwisko.
10. Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O. O.  gwarantuje, że w ramach procesu kwalifikacji ICVC nie będzie przetwarzała żadnych danych osobowych.
11. Certyfikat ICVC zawiera imię i nazwisko Uczestnika.
12. Dodatkowo Certyfikat zawiera dane dotyczące szkolenia:

• Tytuł szkolenia
• Datę szkolenia
• Nazwisko trenera
• Nazwisko Egzaminatora
• Logo Jednostki Certyfikującej

13. Wzór Certyfikatu ICVC stanowi Załącznik numer 5 do niniejszej procedury

10. ZASADY ROZPARYWANIA REKLAMACJI:

1. W przypadku wszelkich uwag lub spraw reklamacyjnych dotyczących procesu walidacji realizowanego wg systemu ICVC, każdy kursant ma prawo do bezpośredniego kontaktu z Pracownikiem Firmy ICVC CERTYFIKACJA SP. Z O.O., który jest odpowiedzialny za dany projekt.
2. Firma ma opracowane wewnętrzne procedury reklamacyjne do procesu walidacji ICVC. Formularz reklamacyjny stanowi Załącznik nr 6 do niniejszej Procedury Procesu Walidacji Systemu ICVC.
3. Każde zgłoszenie jest traktowane poważnie i rozpatrywane indywidualnie.

11. WSPÓŁPRACA Z PRACODAWCAMI:

1. Tworząc System ICVC, Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z  O.O.  za kluczowe uznała współpracę z Pracodawcami.
2. Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z  O.O.  opracowując Opis danej kwalifikacji w języku efektów uczenia się (lista kwalifikacji dla których został wykonany opis stanowi Załącznik numer 1 do niniejszej procedury) prowadziła konsultacje z Pracodawcami i na bazie ich potrzeb i doświadczeń stworzyła listę kwalifikacji dla wybranych zawodów.
3. Opisane w systemie ICVC kwalifikacje otrzymały pozytywne rekomendacje od Pracodawców różnych branż i sektorów gospodarki.
4. Firma ICVC CERTYFIKACJA SP. Z  O.O.  prowadzi stałą i partnerską współpracę z Pracodawcami z różnych branż i regionów Polski, zbierając potwierdzenia, że dana kwalifikacja jest rozpoznawalna.
5. Stała komunikacja z Pracodawcami, ich uwagi i propozycje, wpływają na skuteczne i komplementarne opisy danej kwalifikacji ICVC w języku efektów uczenia się.

12. UWAGI KOŃCOWE DOTYCZĄCE SYSTEMU ICVC

1. System ICVC jest oparty na ustalonych standardach, opisanych w niniejszej Procedurze.
2. Proces nadawania kwalifikacji wg systemu ICVC podlega zasadom zapewnienia jakości.
3. Wysoką jakość procesu walidacji i certyfikacji gwarantuje norma ISO 9001, zgodnie z którą Jednostka certyfikująca System ICVC, jej Pracownicy, Egzaminatorzy i Operatorzy Egzaminu pracują.
4. Każda kwalifikacja opisana w systemie ICVC, posiada jasno i precyzyjnie określone wymagania dotyczące walidacji.
5. Opisanie kwalifikacji w systemie ICVC za pomocą efektów uczenia się,  w sposób klarowny prezentuje kompetencje osób posiadających daną kwalifikację:

• jest to źródło informacji dla osób, które w sposób systemowy i uporządkowany chcą zaplanować ścieżkę swojego rozwoju osobistego i zawodowego
• jest to wskazówka dla Pracodawcy jak planować rozwój Pracowników
• jest to możliwość faktycznego sprawdzenia swojej wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych niezbędnych do wykonywania określonych zadań, na danym stanowisku pracy

6. System ICVC zapewnia rzetelność, trafność, oraz bezstronność całego procesu walidacji. Egzaminatorzy i Operatorzy Egzaminów ICVC nie są angażowani w proces kształcenia egzaminowanej osoby. Taka procedura zapewnia obiektywną ocenę stanu wiedzy każdej osoby podlegającej procedurze kwalifikacji wg systemu ICVC.
7. Z dniem 22 stycznia 2019 r. wszelkie prawa i obowiązki dotyczące kompleksowego i szczegółowego zarządzania systemem ICVC, potwierdzającym kwalifikacje zawodowe uczestników szkoleń od Firmy ICVC INTERNATIONAL COMPETENCE VERIFICATION CENTRE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA przejęła Firma ICVC CERTYFIKACJA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ.